Vraaggesprek tussen Benno Bakker (Accountmanager SnelStart) en kantooreigenaar Frank Robben (Eigenaar 3B adviseurs & accountants) tijdens de Accountancy Expo op 19 juni (kennissessie, 15.45 uur)
Welkom allen op deze presentatie van SnelStart en 3B adviseurs en accountants. We zullen ons beide eerst even aan u voorstellen. Onze presentatie zal gaan over de digitale transitie van een kantoor.
Als ik onze eerste gesprekken voor de geest haal, dan wilde jij graag online samenwerken met je ondernemers. Wat was de aanleiding dan wel het doel.
Midden 2016 hebben we binnen 3B de keuze gemaakt zoveel mogelijk van onze reguliere werkzaamheden weg te automatiseren en de slag te willen maken van administratie- en samenstelpraktijk naar een adviespraktijk. We hebben daarvoor een veranderplan opgesteld en het plan ‘van registreren naar adviseren’ genoemd. Daar hoort ook het digitaal samenwerken met onze klanten bij. Om dit mogelijk te maken heb je de juiste gereedschappen nodig. We hebben naar de verschillende softwareoplossingen gekeken en vastgesteld dat een totaaloplossing niet voor handen was. Daarom hebben we besloten om best-of-breed softwareoplossingen te kiezen en de eis gesteld dat alle software vanuit één online kantooromgeving moet kunnen worden ingezet. Dus softwarekeuzes maken en gaan zoeken naar een online werkplek met alles erop en eraan. Zo hebben we onder andere afscheid genomen van AccountView en een keuze gemaakt tussen Visma, Exact Online en SnelStart.
Waarom voor SnelStart gekozen.
Dat was best een moeilijke keuze omdat SnelStart op dat moment nog druk doende was met het bouwen van SnelStart Web. Ik herinner me nog dat we uitgebreid over de Roadmap en web functionaliteiten hebben gesproken. Na 6 maanden onderzoek hebben we in november 2016 definitief voor SnelStart Web gekozen. Benodigde functionaliteit, gebruikersgemak en prijsstelling hebben tot deze keuze geleid.
Je wilde het dus anders doen, maar hoe werd het jou duidelijk dat het ook echt anders kon.
Zelfwerkzaamheid van de klant is een absolute voorwaarden voor het digitaal samenwerken met de klant. Zelfwerkzaamheid betekent: zelf willen uitvoeren zonder hulp van anderen. Hoe krijgt je een eenpitter in de bouw zonder affiniteit met papierwerk zo ver? Door eenvoud te bieden en het simpel te houden. En dat is de kracht en filosofie van SnelStart. Bovendien was ik er van overtuigd dat SnelStart haar beloftes zou gaan waarmaken. En dat hebben jullie dik en dubbel gedaan. Jullie zijn zelfs sneller gegaan.
Waarin vooral sneller gegaan.
Digitaal samenwerken met de klant houdt in eerste instantie in dat de klant online gaat factureren, dat er een bankkoppeling met de boekhouding wordt gerealiseerd, dat bonnetjes en inkoopfacturen kunnen worden geüpload in de boekhouding en dat de klant over een dashboard beschikt met relevante actuele financiële gegevens. Door online factureren mogelijk te maken met behulp van een paar klikken help je de klant van zijn Word document of Excel bestand af. Minder fouten, opeenvolgende factuurnummers en een professionele factuurlay-out al dan niet met een UBL bestand en vanuit je smartphone direct te mailen. Ik zou willen zeggen: gemakkelijker kunnen we het niet maken! Hiervan moet je de klant overtuigen. Ik noem dat watervrees weghalen en laten zien hoe het anders kan. Door digitaal te gaan samenwerken met je klant kun je de klant voorstellen om de boekhouding niet per kwartaal, maar per maand of zelfs per week bij te houden. Alle benodigde gegevens komen digitaal binnen en kunnen bij wijze van spreken dagelijks worden bijgehouden. Daarmee heeft de klant direct inzicht in zijn financiële situatie, creëer je kansen om te monitoren en te adviseren, en haal je de piekbelasting uit je organisatie. Door het online factureren , de bankkoppelingen en het uploaden is minder handmatig werk en dus (tijd)winst. Wat willen we nog meer!
Tegen welke problemen liep je in het begin aan.
De grootste uitdaging waar we tegenaan gelopen zijn is het overtuigen en trainen van onze medewerkers. Een SnelStart administratie online zetten is zo gebeurd. Wij hebben ervoor gekozen om de klant niet te betrekken bij het online zetten van zijn administratie maar gebruik te maken van een klant specifiek 3B e-mailadres zodat de bevestigingsmail van SnelStart bij ons binnen komt en wij in eerste instantie het account kunnen activeren en het wachtwoord kunnen instellen. Daarbij wordt altijd gekozen voor de optie dat 3B de licentiekosten betaald. Wij hebben de filosofie dat de licentiekosten dienen te worden terugverdiend door tijdsbesparing en dus niet tot extra kosten mogen leiden voor de klant.
Wat heb je er aan gedaan je medewerkers zo ver te krijgen.
Maar dan staat de administratie online en hoe nu verder? Nu is het aan onze medewerkers de taak om de klant te overtuigen digitaal te gaan samenwerken en dat is geen gemakkelijke. De ervaring leert dat ik met mijn overtuigingskracht heel goed in staat ben om de klant over de streep te trekken. Maar ik heb geen 500 keer 2 uur beschikbaar om dit te doen. Dus moeten de medewerkers getraind worden om dit zelf te doen. Er zijn natuurlijk altijd klanten die niet of maar gedeeltelijk mee willen. Ze willen bijvoorbeeld wel online factureren en de bankkoppeling, maar niet uploaden. Deze klanten kunnen bij ons de ordner met inkoopbonnen inleveren, krijgen een kopje koffie, wij scannen de stukken in en geven de ordner weer mee. Dit zijn voor ons extra handelingen en de kosten hiervan dienen uiteraard door de klant te worden gedragen.
Wat voor oplossingen heb je gevonden.
Om er voor te zorgen dat er bij de medewerkers voldoende focus is op het online samenwerken, hebben we aan iedere medewerker een groep klanten gekoppeld die online moeten gaan samenwerken en taakstellende targets afgesproken. Per medewerker hebben we in Radar een overzicht waarin wordt aangegeven wie de relatiebeheerder is, wie inboekt, of er sprake is van online factureren, bankkoppelingen, uploaden. Tijdens de maandelijkse teamvergadering wordt de voortgang besproken.
Hoe krijg je jouw klanten zover dat ze deze stap willen maken.
Door de klant uit te nodigen bij ons op kantoor en de eenvoud en werking van SnelStart Web te demonstreren. Vooraf wordt aan de klant gevraagd om logo, bankgegevens etc. mee te brengen. Wij hebben dan al de artikelen aangemaakt. Ter plekke wordt het logo in de factuur geplaatst, de bankkoppeling gerealiseerd, een voorbeeld factuur aangemaakt, een bonnetje geüpload, het dashboard getoond. We laten ook zien hoe de gegevens bij ons in de boekhouding komen. Ook spreken we met de klant over de voordelen van wekelijks of maandelijks aanleveren/uploaden en proberen daar afspraken over te maken. Pas wanneer er meer functionaliteit nodig is dan met de web versie mogelijk zetten we de desktopversie in.
Is het handig om dit bij alle soorten klanten te doen, of is deze manier van samenwerken alleen geschikt voor een bepaald type ondernemer.
Vanuit een online administratie werken is in principe voor alle klanten geschikt. Boekt de klant zelf dan krijgen wij als accountant rechten om samen te werken zodat we de boekhouding kunnen controleren, completeren en de btw aangifte vanuit SnelStart kunnen verzorgen. Ook klanten die zelf boeken adviseren wij om met SnelStart te factureren, de bankkoppeling te gebruiken en alle bonnetjes en inkoopfacturen te uploaden. Voor grotere klanten met meerdere entiteiten gebruiken we het dashboard van Visionplanner door de SnelStart administraties te koppelen. Vervolgens kunnen we in Visionplanner consolideren, een begroting en prognose maken, een liquiditeitsplanning opstellen en eventueel het jaarrapport samenstellen.
Welke tips heb je voor kantoren die een digitale transitie willen maken.
De digitale transitie is veel breder dan alleen het boekhoudpakket. De wereld om ons heen is in een heel rap tempo aan het digitaliseren. Automatisering en online diensten zijn daarbij speerpunten. Door de snelheid van informatie en het gebruik daarvan kun je als accountant het verschil maken en meerwaarde creëren. Denk daarbij ook aan de mogelijkheden om de online SnelStart administratie aan bijvoorbeeld LoanStreet te koppelen waardoor je volledig digitaal een financieringsaanvraag kunt opstellen en indienen bij een groot aantal kredietverstrekkers.
Mijn tips: – denk na en bepaal hoe je kantoor in de toekomst dient te werken – bepaal je verdienmodel (met welke diensten ga ik mijn geld verdienen?) – stel vast hoe digitaal je wilt gaan werken en met welke softwareapplicaties en technologie je dat wilt gaan realiseren – stel een veranderplan op – denk na over hoe je je mensen in dit veranderproces gaat meenemen – selecteer de juiste partner om je te adviseren en te begeleiden – ga eens een praatje maken met Accountify – stand nummer 76 Accountify biedt een totaaloplossing voor een toekomstbestendig kantoor en is voortgekomen uit de ervaring en oplossingen die wij hebben gekozen binnen 3B. Samen met Cloudserviceprovider True heeft Accountify een innovatieve online kantooromgeving ontwikkelt waarin je al je kantoorapplicaties kunt zetten. Een oplossing waar ieder kantoor zo in kan stappen, groot of klein, Windows- of webapplicaties, een combinatie daarvan, het maakt niet uit.
Frank hartelijk dank voor deze openhartige presentatie, ik van SnelStart ben hier zeer blij mee want…..niet wij maar jullie kantoren moeten het doen met de klanten. En je hebt bewezen dat het kan door een plan te maken er aan te beginnen en vol te houden. Wilt u nog meer informatie kom dan naar Accountify stand nummer 76 of SnelStart stand nummer 86. Ik dank u wel.